Willkommen bei ProposalForge! So sind Sie in 5 Minuten startklar:
- Geschäftsprofil einrichten — Gehen Sie zu Mein Konto → Geschäftsprofil und geben Sie Ihre Firmendaten, USt-IdNr. und Bankdaten ein. Diese Daten erscheinen auf allen Ihren Angeboten und PDFs.
- Kunden hinzufügen — Gehen Sie zu Kunden → Kunden hinzufügen. Geben Sie Name, Unternehmen, Adresse und Land ein. Das Land bestimmt die Umsatzsteuer-Behandlung.
- Angebot erstellen — Gehen Sie zu Angebote → Angebot erstellen. Wählen Sie einen Kunden, schreiben Sie den Inhalt (oder nutzen Sie die KI-Generierung) und speichern Sie.
- PDF herunterladen — Öffnen Sie Ihr Angebot und klicken Sie auf 'PDF herunterladen'. Wählen Sie zwischen Bericht-Layout oder DIN-5008-Brief-Layout.
Sie starten mit 2 kostenlosen KI-Credits. Jeder Credit generiert ein KI-Angebot.
Kunden speichern die Daten der Personen und Unternehmen, für die Sie Angebote erstellen.
Pflichtfelder
- Name — Name der Kontaktperson
- Land — Bestimmt die Umsatzsteuer-Behandlung (Inland, EU, Nicht-EU)
Wichtig für die Umsatzsteuer
- Geschäftskunde — Aktivieren Sie dies für B2B-Kunden. In Kombination mit einer USt-IdNr. wird für grenzüberschreitende EU-Transaktionen das Reverse-Charge-Verfahren ausgelöst.
- USt-IdNr. — Erforderlich für EU-Reverse-Charge. Format: Ländercode + Nummer (z. B. FR12345678901).
Jedes Angebot ist mit einem Kunden verknüpft und enthält:
- Titel — Die Angebotsüberschrift (wird auf dem PDF-Deckblatt angezeigt)
- Inhalt — Rich-Text-Inhalt, bearbeitet mit dem Trix-Editor. Unterstützt Überschriften, Listen, Fett, Kursiv und Links.
- Nettobetrag — Der Preis vor Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird automatisch berechnet.
- Dienstleistungskategorie — Bestimmt, ob ein ermäßigter USt-Satz gilt (z. B. 7% für Bücher in Deutschland vs. 19% für IT-Dienstleistungen).
- Status — Verfolgen Sie den Lebenszyklus: Entwurf → Gesendet → Angenommen / Abgelehnt.
- Gültig bis — Optionales Ablaufdatum. Sie erhalten 3 Tage vor Ablauf eine E-Mail-Erinnerung.
- Zahlungsbedingungen — z. B. '50% bei Annahme, 50% bei Fertigstellung'.
- AGB — Optional Ihre AGB anhängen (z. B. Bitkom EVB-IT). Wird im Angebot referenziert und im PDF eingebunden.
Eine eindeutige Nummer (z. B. P-2026-0001) wird beim Speichern automatisch generiert.
KI-Angebotsgenerierung
↑ Top
Important
KI-generierte Angebote sind ausschließlich Entwürfe. Es liegt in Ihrer Verantwortung, alle Inhalte zu überprüfen und zu bearbeiten, damit sie Ihren geschäftlichen, rechtlichen und Compliance-Anforderungen entsprechen. KI ist kein Ersatz für Rechts- oder Steuerberatung und kann Fehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Überprüfen und bearbeiten Sie alle Angebote sorgfältig, bevor Sie sie geschäftlich verwenden.
Lassen Sie die KI einen vollständigen Angebotsentwurf für Sie erstellen:
- Gehen Sie zu Angebote → Angebot erstellen
- Wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown-Menü
- Klicken Sie auf 'Mit KI generieren'
- Schreiben Sie eine kurze Projektbeschreibung
- Klicken Sie auf Generieren und warten Sie 30–60 Sekunden
Ein neuer Angebotsentwurf wird automatisch erstellt — Sie werden weitergeleitet, sobald er fertig ist. Wenn Sie die Seite verlassen, erscheint er trotzdem in Ihrer Angebotsliste.
Datenschutz-Kontrolle
Deaktivieren Sie 'Kundenname und Unternehmen in KI-Prompt einbeziehen', um ein allgemeines Angebot zu generieren — keine personenbezogenen Daten werden an den KI-Anbieter gesendet.
Credits
Jede Generierung verbraucht 1 KI-Credit. Sie starten mit 2 kostenlosen Credits. Weitere können Sie auf der Credits-Seite erwerben (20 Credits für 29 €).
Laden Sie Ihre AGB hoch (z. B. Bitkom EVB-IT), damit die KI bei der Angebotsgenerierung darauf Bezug nehmen kann.
- Gehen Sie zu AGB → AGB hinzufügen
- Fügen Sie den vollständigen Text Ihrer AGB ein
- Wählen Sie beim Erstellen eines Angebots die AGB aus dem Dropdown-Menü
- Bericht — Vertragsstil-Layout mit Parteien-Block, Inhalt und Finanzzusammenfassung. Enthält ein generiertes Deckblatt.
- Brief (DIN 5008) — Deutscher Geschäftsbrief nach Norm mit Adressfeld, Falzmarken und formeller Anrede. Kein separates Deckblatt.
Wählen Sie das Layout im Angebotsformular. Jedes PDF enthält eine Fußzeile mit Firmendaten, USt-IdNr. und Bankdaten.
Umsatzsteuer-Berechnung
↑ TopDie Umsatzsteuer wird automatisch berechnet basierend auf Ihrem Land, dem Land Ihres Kunden, Unternehmensart, USt-IdNr., Dienstleistungskategorie und Kleinunternehmer-Status.
| Szenario | USt-Behandlung |
|---|
| Inland | Regulärer oder ermäßigter Satz |
| EU B2B + USt-IdNr. | Reverse-Charge (0%) |
| EU B2C | Steuersatz des Bestimmungslandes |
| Nicht-EU | Keine USt (Export) |
| Kleinunternehmer | Keine USt (§19 UStG) |
Credits & Abrechnung
↑ Top
- 2 kostenlose KI-Credits bei Registrierung
- 20 Credits für 29 € (1,45 € pro Angebot)
- Gekaufte Credits 12 Monate gültig
- E-Mail-Benachrichtigung bei niedrigem Guthaben oder ablaufenden Credits
- Jederzeit nachkaufen — wird zum bestehenden Guthaben hinzugefügt
Zahlungen werden über Polar.sh abgewickelt. Wir sehen Ihre Kreditkartendaten zu keinem Zeitpunkt.
Ihre Geschäftsdaten erscheinen auf jedem Angebot und PDF:
- Firmenname und Adresse
- USt-IdNr. und Steuernummer
- Telefon und E-Mail
- Bankdaten (IBAN, BIC)
- Kleinunternehmer-Kennzeichen (§19 UStG)
- Deckblatt — Benutzerdefiniertes PDF als erste Seite von Angeboten im Bericht-Layout.
- Anhang — PDFs, die nach dem Angebotsinhalt angehängt werden.
Nur PDF-Dateien bis 10 MB. Hochgeladene Dateien sind privat — nur Sie können darauf zugreifen.